DRE gerencial: o que é e como montar a da sua empresa, passo a passo

A DRE gerencial (Demonstração do Resultado do Exercício gerencial) é um relatório que mostra, mês a mês, quanto a empresa faturou, quanto gastou para entregar o que vendeu, quanto custa manter a estrutura e quanto sobrou no final. Para montar uma, você precisa de quatro coisas: um plano de contas gerencial, os lançamentos financeiros do período já conciliados, uma regra clara de quando cada receita e despesa entra no mês, e uma estrutura em cascata que vai da receita até o resultado.

Diferente da DRE contábil, que segue a estrutura mínima definida no art. 187 da Lei 6.404/1976 e serve para fins fiscais e societários, a gerencial é feita para a gestão. Ela pode ter o nível de detalhe que o negócio precisar, desde que os critérios sejam consistentes e os números conversem com a contabilidade.

Na prática, a gente vê muita empresa que tem "uma DRE" que na verdade é uma lista de entradas e saídas do banco agrupadas por categoria. Isso é um extrato organizado, não uma DRE. A diferença está justamente nos passos abaixo.

A estrutura da DRE gerencial

Antes de montar, vale entender o desenho. A DRE gerencial funciona como uma cascata: cada linha subtrai um tipo de gasto e mostra um resultado intermediário. Cada resultado intermediário responde a uma pergunta diferente sobre o negócio.

Um detalhe importante: empresas no Simples Nacional costumam lançar o DAS inteiro nas deduções, porque ele é calculado sobre o faturamento. Nesse caso, a linha de impostos sobre o lucro fica zerada.

Como montar a DRE gerencial em 5 passos

1. Crie o plano de contas gerencial

O plano de contas é a lista de categorias em que cada receita e cada despesa vai ser classificada. Ele precisa seguir a estrutura acima, ou seja, toda categoria tem que "morar" em uma das linhas da cascata.

Por exemplo, "comissão de vendedores" fica em despesas variáveis, "salário do time administrativo" fica em despesas fixas e "juros de empréstimo" fica no resultado financeiro. O nível de detalhe depende do que você quer enxergar. Uma empresa com três produtos provavelmente vai querer separar a receita por produto. Uma empresa de serviços pode querer separar o custo de pessoal entre quem entrega e quem é da estrutura.

A regra de ouro é: defina uma vez e não mude sem registrar a mudança. Se o critério muda no meio do ano, a comparação entre meses deixa de valer.

2. Defina o regime: competência, não caixa

Aqui está o ponto que mais separa uma DRE de verdade de um extrato organizado. Na DRE, a receita e a despesa entram no mês em que aconteceram, e não no mês em que o dinheiro entrou ou saiu. Isso se chama regime de competência.

Então, se você prestou um serviço em março e o cliente só pagou em maio, a receita entra na DRE de março. Se você vendeu R$ 12.000 em doze parcelas no cartão, a receita inteira entra no mês da venda, mesmo que o dinheiro vá caindo aos poucos. O mesmo vale para despesas: o aluguel de abril entra em abril, mesmo que tenha sido pago em maio.

3. Classifique os lançamentos do mês

Com o plano de contas pronto e a regra de competência definida, cada lançamento financeiro do período recebe uma categoria. O ponto de partida ideal são os lançamentos já conciliados com o extrato bancário, porque isso garante que nada ficou de fora e nada foi lançado em duplicidade.

Três erros aparecem com muita frequência nessa etapa, e vale ficar atento a eles:

• Empréstimo recebido não é receita. O dinheiro entra no caixa, mas não é resultado da operação. Só os juros entram na DRE, no resultado financeiro.
• Compra de equipamento não é despesa do mês. Um notebook ou uma máquina é investimento, e entra na DRE aos poucos, pela depreciação.
• Distribuição de lucros não é despesa. O pró-labore dos sócios entra nas despesas fixas, mas a distribuição de lucro é destinação do resultado, e fica fora da DRE.

Quando uma despesa é compartilhada entre áreas ou produtos, como o aluguel de um escritório que abriga dois times, ela precisa de um critério de rateio. Pode ser por número de pessoas, por área ocupada ou por receita. O importante é que o critério esteja documentado e seja o mesmo todo mês.

4. Confira com a contabilidade

A DRE gerencial não precisa ser igual à contábil, mas precisa ser explicável em relação a ela. Depois de montar o mês, compare o resultado com o balancete da contabilidade e liste as diferenças.

Algumas são esperadas, como um rateio que só existe na visão gerencial ou um ajuste de competência que a contabilidade tratou de outro jeito. O que não pode é ter diferença que ninguém sabe explicar, porque isso geralmente indica lançamento esquecido ou classificado errado.

5. Analise o resultado

Com a DRE fechada, a análise começa comparando o mês com três referências: o orçamento, o mês anterior e o mesmo mês do ano passado. Para cada variação relevante, a pergunta é: o que causou isso? Foi volume (vendeu mais ou menos), preço (desconto ou reajuste), mix (mudou a proporção entre produtos com margens diferentes), custo (fornecedor ficou mais caro) ou um evento que não vai se repetir?

Identificada a causa, a análise termina com uma ação, um responsável e um indicador que vai mostrar se a ação funcionou. Sem isso, a reunião de resultado vira só leitura de números.

Exemplo de DRE gerencial preenchida

Para ficar concreto, veja como ficaria o mês de uma empresa de serviços fictícia, com números ilustrativos:

Lendo de cima para baixo: de cada R$ 100 vendidos, R$ 57 sobram para pagar a estrutura. Como a estrutura consome R$ 47, a operação gera R$ 10 de EBITDA, e depois de juros, depreciação e impostos, R$ 6 de lucro.

Repare no que essa leitura permite concluir. Se essa empresa quiser dobrar o lucro, ela tem basicamente três caminhos: vender mais sem aumentar a estrutura, melhorar a margem de contribuição (preço ou custo de entrega) ou cortar despesa fixa. A DRE bem montada mostra onde está a alavanca mais forte.

Resultado não é caixa

Justamente por usar o regime de competência, a DRE pode mostrar lucro num mês em que faltou dinheiro na conta. Vendas parceladas, prazos longos de recebimento, compra de estoque e pagamento de empréstimos são as causas mais comuns dessa diferença.

Por isso, a DRE gerencial nunca deveria ser lida sozinha. Ela mostra se o negócio é lucrativo, enquanto o fluxo de caixa mostra se a empresa vai ter dinheiro para pagar as contas. As duas visões juntas é que contam a história completa.

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