Gerir um negócio requer um controle financeiro sólido e eficaz. Uma das peças-chave desse quebra-cabeça é o controle de contas a pagar.
Neste artigo, exploraremos a importância desse controle, o conceito de capital de giro, a necessidade de uma reserva de emergência, estratégias para organizar os pagamentos da empresa e dicas valiosas para tornar seu controle de contas ainda mais eficiente.
Vamos direto ao ponto, com informações práticas e exemplos relevantes para você aplicar em sua jornada de expansão. Acompanhe!
Qual a importância de fazer um controle de contas a pagar?
Fazer um controle de contas é fundamental para manter a saúde financeira do seu negócio. Veja alguns benefícios que ele traz:
- Evita o endividamento: ao controlar as contas a pagar, você evita gastar mais do que recebe e comprometer o seu caixa com juros e multas por atraso;
- Melhora o planejamento financeiro: ao controlar as contas a pagar, você consegue projetar o seu fluxo de caixa futuro e saber quanto terá disponível para investir em novos projetos ou expandir o seu negócio;
- Aumenta o poder de negociação: ao controlar as contas a pagar, você pode negociar melhores condições de pagamento com os seus fornecedores, como prazos mais longos ou descontos à vista;
- Otimiza o uso dos recursos: ao controlar as contas a pagar, você pode identificar oportunidades de reduzir custos ou eliminar despesas desnecessárias.
O que é capital de giro?
Capital de giro é o valor que você precisa ter em caixa para manter as operações do seu negócio no curto prazo. Ele é composto pelo saldo das suas contas a receber (o que os seus clientes devem) menos as suas contas a pagar (o que você deve).
O controle de contas a pagar é essencial para manter um capital de giro adequado. Se você não controla as suas saídas de caixa, corre o risco de ficar sem dinheiro para honrar os seus compromissos e ter que recorrer a empréstimos caros ou vender ativos para cobrir o rombo.
Por outro lado, se você controla as suas contas a pagar, pode gerenciar melhor o seu capital de giro e evitar esses problemas. Além disso, pode aproveitar oportunidades de aumentar o seu capital de giro, como antecipar recebimentos ou renegociar dívidas.
Saiba mais: O que é Working Capital?
A reserva de emergência como garantia financeira
A reserva de emergência é uma quantia que você deve guardar para lidar com imprevistos ou situações adversas que possam afetar o seu negócio, como uma queda nas vendas, uma crise econômica ou uma pandemia.
A reserva de emergência deve ser suficiente para cobrir os seus custos fixos por um período de tempo que varia conforme o seu ramo de atividade e o seu nível de risco. Em geral, recomenda-se ter entre três e seis meses de custos fixos reservados.
O controle de contas a pagar ajuda você a formar e manter a sua reserva de emergência. Ao controlar as suas despesas, você pode economizar uma parte do seu lucro e destiná-la à sua reserva.
Além disso, ao controlar as suas obrigações financeiras, você pode usar a sua reserva apenas quando for realmente necessário e evitar gastá-la com coisas que poderiam ser evitadas ou adiadas.
Como organizar os pagamentos de sua empresa?
Para organizar os pagamentos da sua empresa, você precisa seguir alguns passos simples:
- Registre todas as suas contas a pagar: use uma planilha, um software ou um aplicativo para anotar todas as suas despesas e obrigações financeiras, com os respectivos valores, datas de vencimento e formas de pagamento;
- Classifique as suas contas a pagar: separe as suas contas a pagar em categorias, como impostos, salários, fornecedores, aluguel, etc. Isso facilita a análise e o controle dos seus gastos;
- Priorize as suas contas a pagar: ordene as suas contas a pagar por ordem de importância e urgência. Dê preferência para as que têm maior impacto no seu negócio ou que podem gerar multas e juros por atraso;
- Programe os seus pagamentos: defina uma data para realizar os seus pagamentos, de preferência antes do vencimento. Você pode usar lembretes, alertas ou débitos automáticos para não esquecer de nenhuma conta;
- Acompanhe os seus pagamentos: confira se os seus pagamentos foram realizados corretamente e se há algum saldo pendente. Atualize o seu registro de contas a pagar sempre que fizer um pagamento ou receber uma nova conta.
Quais as rotinas do contas a pagar?
As rotinas de contas a pagar são as atividades que devem ser realizadas periodicamente para manter o controle das despesas e obrigações financeiras da sua empresa. Elas envolvem:
Registrar todas as suas contas a pagar: use uma planilha, um software ou um aplicativo para anotar todas as suas despesas e obrigações financeiras, com os respectivos valores, datas de vencimento e formas de pagamento.
- Classificar as suas contas a pagar: separe as suas contas a pagar em categorias, como impostos, salários, fornecedores, aluguel, etc. Isso facilita a análise e o controle dos seus gastos;
- Priorizar as suas contas a pagar: ordene as suas contas a pagar por ordem de importância e urgência. Dê preferência para as que têm maior impacto no seu negócio ou que podem gerar multas e juros por atraso;
- Programe os seus pagamentos: defina uma data para realizar os seus pagamentos, de preferência antes do vencimento. Você pode usar lembretes, alertas ou débitos automáticos para não esquecer de nenhuma conta;
- Acompanhe os seus pagamentos: confira se os seus pagamentos foram realizados corretamente e se há algum saldo pendente. Atualize o seu registro de contas a pagar sempre que fizer um pagamento ou receber uma nova conta.
Essas rotinas devem ser feitas com frequência e consistência para garantir um controle eficiente de contas a pagar.
Saiba mais: Organizando processos financeiros em startups, otimizando tempo e recursos.
Como fazer um controle eficiente de contas a pagar? 6 Dicas!
Agora que você já sabe como organizar os seus pagamentos, veja 6 dicas para fazer um controle eficiente de contas a pagar:
- Faça uma projeção de fluxo de caixa: estime as suas entradas e saídas de caixa para os próximos meses e compare com o seu saldo atual. Assim, você pode antecipar possíveis problemas de caixa e tomar medidas preventivas;
- Negocie com os seus fornecedores: busque melhores condições de pagamento com os seus fornecedores, como prazos mais longos, descontos à vista ou parcelamento sem juros. Isso pode aliviar o seu caixa e melhorar o seu capital de giro;
- Aproveite os descontos por antecipação: se você tiver dinheiro em caixa, vale a pena aproveitar os descontos oferecidos por alguns fornecedores ou credores por antecipar o pagamento das suas contas. Isso pode gerar uma economia significativa no longo prazo;
- Evite o pagamento mínimo do cartão de crédito: se você usa o cartão de crédito para pagar algumas das suas contas, evite pagar apenas o valor mínimo da fatura. Isso pode gerar um endividamento crescente com juros altíssimos. Procure quitar o valor total da fatura ou renegociar a dívida com o banco;
- Revise os seus custos fixos: analise os seus custos fixos periodicamente e veja se há alguma forma de reduzi-los ou eliminá-los. Por exemplo, você pode renegociar o aluguel, trocar de plano de telefonia ou internet, cortar serviços desnecessários, etc;
- Crie uma rotina de controle: estabeleça uma rotina para controlar as suas contas a pagar, como uma vez por semana ou por mês. Assim, você mantém o seu controle atualizado e evita surpresas desagradáveis.
Perguntas frequentes sobre controle de contas a pagar
Para finalizar, vamos responder algumas perguntas frequentes sobre controle de contas a pagar. Confira!
Como é feito o controle de contas a pagar?
O controle de contas a pagar envolve registrar todas as despesas que sua empresa deve pagar, incluindo fornecedores, aluguéis, salários e empréstimos. Isso é geralmente feito por meio de um sistema de contabilidade ou software de gestão financeira, que ajuda a acompanhar as datas de vencimento e os valores de cada conta a pagar.
O que é controlado por contas a pagar?
Contas a pagar englobam todas as obrigações financeiras da sua empresa, como contas de fornecedores, despesas operacionais, aluguéis, financiamentos e salários de funcionários. Basicamente, qualquer pagamento que sua empresa deva fazer é controlado por contas a pagar.
Como organizar e controlar as contas a pagar?
Para organizar e controlar efetivamente as contas a pagar, é importante seguir alguns passos:
- Crie um calendário de pagamentos com as datas de vencimento de cada conta;
- Priorize as despesas, dando ênfase às contas mais importantes e estratégicas;
- Mantenha registros detalhados de todas as transações financeiras relacionadas a contas a pagar;
- Revise regularmente suas finanças para garantir que não haja atrasos ou problemas.
O que é gestão de contas a pagar?
A gestão de contas a pagar é o processo de planejamento, organização e controle das despesas da empresa para garantir sua saúde financeira. Isso envolve tomar decisões estratégicas sobre como pagar contas, negociar prazos com fornecedores e garantir que haja capital disponível para cumprir todas as obrigações financeiras.
Conclusão
O controle de contas a pagar é uma ferramenta poderosa na jornada de expansão comercial. Ele permite que você mantenha a estabilidade financeira, evite problemas graves e esteja preparado para enfrentar desafios inesperados.
Além disso, ao seguir dicas práticas e manter um olhar atento sobre seus pagamentos, você estará no caminho certo para o sucesso financeiro e empresarial. Lembre-se de que o controle financeiro é uma parte essencial de qualquer negócio bem-sucedido. Gostou deste artigo? Então, leia também nosso guia de finanças para startups em estágio inicial!
