BPO financeiro, contador ou analista interno: quem faz o quê?

O BPO financeiro organiza e executa a rotina do dia a dia: pagamentos, recebimentos e conciliação bancária. A contabilidade cuida da escrituração, da apuração de tributos e das obrigações acessórias, que são trabalhos técnicos de contabilidade previstos no art. 25 do Decreto-Lei 9.295/1946. Já o analista financeiro interno pode assumir parte ou toda a operação, desde que a empresa garanta supervisão, treinamento e continuidade quando ele sair de férias ou deixar o time.

Na prática, a confusão entre esses três papéis é uma das coisas que mais vemos nas empresas que atendemos. Depois de acompanhar o financeiro de mais de 100 startups, a gente percebeu que o problema nem sempre é falta de gente. É que muitas vezes ninguém sabe exatamente quem é dono de cada tarefa, e aí a conciliação fica para depois, o documento não chega na contabilidade e o fechamento atrasa.

Quem é responsável por cada atividade

Antes de decidir a estrutura, vale olhar para as atividades uma a uma e definir quem responde por cada uma delas.

Repare na segunda linha. Mesmo com um BPO executando os pagamentos, a aprovação de quanto sai e para onde continua sendo da empresa. Esse é um ponto que não se terceiriza.

Como decidir a estrutura certa

O primeiro passo é listar as tarefas com a frequência, o volume e o tipo de conhecimento que cada uma exige. Com isso na mão, fica mais fácil enxergar onde está a dor de verdade.

Se o problema é atraso, retrabalho e extrato sem conciliar, a prioridade é organizar a operação, e um BPO financeiro ou um analista bem estruturado resolve boa parte disso. Só que, se a base já está organizada e a dificuldade é entender o que os números estão dizendo ou tomar decisões com eles, o que falta é controle e direção financeira. E isso é outro escopo.

Também não precisa ser uma coisa ou outra. A operação pode ser compartilhada: o BPO executa alguns módulos e o analista interno mantém outros. Nesse modelo, o que evita dor de cabeça é documentar quem entrega cada informação, em qual formato e até quando. Sem isso, é comum aparecer tarefa que ninguém faz ou, pior, tarefa que duas pessoas fazem de formas diferentes.

O que combinar na passagem de documentos para a contabilidade

A relação entre financeiro e contabilidade funciona melhor com três combinados simples: um calendário de envio de documentos, uma lista atualizada do que está pendente e uma pessoa responsável por resolver divergências.

Vale também alinhar com o time que saldo bancário, resultado contábil e projeção de caixa são coisas diferentes. Cada um responde a uma pergunta. O saldo diz quanto tem na conta hoje, o resultado contábil diz se a empresa deu lucro no período e a projeção de caixa diz se vai ter dinheiro para pagar as contas nos próximos meses. Misturar os três é o caminho mais curto para uma reunião de sócios confusa.

Quer entender até onde vai o BPO Financeiro da Wink? Veja também nosso conteúdo sobre a interface entre financeiro e contabilidade.